5 redenen waarom je bedrijf een digitale receptie moet gebruiken

Ontvangt je bedrijf of organisatie regelmatig bezoekers? Dan is een digitale receptie dé perfecte tool voor jou.

Zo’n digitale of virtuele receptie staat onder andere in voor de bezoekersregistratie en neemt je medewerkers zo heel wat repetitieve taken uit handen.

Wil je meer weten? Hieronder ontdek je wat een digitale receptie is en waarom je ze zou gebruiken. Veel leesplezier!

Wat is een digitale receptie?

Een digitale of virtuele receptie is een touchscreen of kiosk die in de inkomhal van een gebouw wordt geplaatst.

Het toestel kan worden gebruikt voor bezoekersregistratie en meer: bezoekers van je bedrijf of organisatie kunnen zich aanmelden, contact opnemen met de persoon met wie ze een afspraak hebben, een routebeschrijving krijgen, …

Met een digitale receptie kun je je receptiemedewerkers dus heel wat repetitief en monotoon werk besparen.

Voor wie is een digitale receptie interessant?

Een digitale receptie is de ideale tool voor alle organisaties die vaak bezoekers over de vloer krijgen.

Niet alleen bedrijven dus, maar ook musea, ziekenhuizen, openbare gebouwen en alle andere plaatsen waar bezoekersregistratie belangrijk is om te weten wie er aanwezig is in je gebouw.

Verder is een virtuele receptie ook een interessante optie voor dokters, tandartsen, psychologen, … die geen voltijdse receptiemedewerker in dienst hebben maar die hun cliënten wel op een vlotte manier willen informeren en zich laten aanmelden.

5 redenen om voor een digitale receptie te kiezen

1. Aanmelden gaat vlotter dan ooit

Is het belangrijk dat mensen zich aanmelden wanneer ze je bedrijf of organisatie bezoeken? Met een digitale receptie wordt bezoekersregistratie makkelijker dan ooit.

Mensen geven via een touchscreen hun persoonlijke informatie in en klaar is kees. En het kan nog eenvoudiger: met een card reader haal je in enkele seconden de gegevens die je nodig hebt van hun identiteitskaart.

Is het ten slotte ook nodig dat bezoekers een badge dragen? Ook dat kan automatisch verlopen: de virtuele receptie print automatisch de benodigde badge, bijvoorbeeld als sticker.

2. De juiste informatie bij aankomst

Met een digitale receptie zorg je niet alleen voor bezoekersregistratie, maar kan je je bezoekers meteen welkom heten op een manier die past bij je bedrijf.

Zijn er bepaalde veiligheids- of andere regels die bezoekers moeten naleven bij het betreden van je gebouw? Dan kan je hen er ook meteen van op de hoogte brengen.

Daarnaast kan je mensen via het aanraakscherm ook zelf bepaalde informatie laten opzoeken. Welke vergaderruimte er geboekt is voor hun meeting, bijvoorbeeld.

Zo kan je bijvoorbeeld antwoorden op veel gestelde vragen ter beschikking stellen, zodat mensen zelf een antwoord kunnen zoeken op hun vraag.

3. Meteen je afspraak contacteren

Je kan bezoekers niet alleen informatie laten opzoeken, je kan hen ook rechtstreeks in contact brengen met een bepaalde medewerker.

Heeft iemand bijvoorbeeld een afspraak, dan brengt de digitale receptie de medewerker in kwestie automatisch op de hoogte bij aankomst.

Maar je kan nog een stapje verder gaan. Zo kan je de mogelijkheid voorzien voor een bezoeker om de medewerker met wie hij een afspraak heeft rechtstreeks te contacteren via het touchscreen.

Via een telefoon- of videogesprek kunnen bezoeker en medewerker dan verder met elkaar afstemmen.

4. De makkelijkste weg tonen

Digitale bewegwijzering helpt een organisatie om bezoekers vlot de weg te tonen. Je digitale receptie is het ideale startpunt voor een succesvol wayfinding-systeem.

Je kan bezoekers via het touchscreen van de virtuele receptie bijvoorbeeld meteen de beste route tonen naar hun bestemming in je gebouw.

Maar je kan hen ook gewoon zelf de mogelijkheid geven om de kortste weg op te zoeken naar waar ze maar heen willen.

5. Informatie over bezoekers ontvangen

Last but not least: een digitale receptie bezorgt je ook heel wat nuttige informatie over je bezoekers.

Als je je bezoekers laat aanmelden, kan je bijvoorbeeld te allen tijde een lijst opvragen van wie er aanwezig is. Op die manier helpt je bezoekersregistratie je om je reactietijd enorm te versnellen op cruciale momenten, bijvoorbeeld bij een evacuatie of een incident in je gebouw.

Verder kan je ook aan iedereen die zich aanmeldt contactgegevens vragen, zodat je later bijvoorbeeld steeds de gegevens van sollicitanten of (potentiële) klanten kunt terugvinden.

Ten slotte kun je ook statistieken bijhouden en opvragen over op welke momenten mensen je bedrijf of organisatie bezoeken, welke informatie ze opvragen, …

Digitale receptie: de ideale oplossing voor je medewerkers én je bezoekers

Je leest het: een digitale receptie is een erg nuttige tool. Hij neemt je medewerkers aan de inkombalie heel wat werk uit handen én geeft je bezoekers op een snelle en makkelijke manier de informatie die ze zoeken.

Wil je graag een digitale receptie? Contacteer ons dan meteen! Kimeru ontwikkelt met veel plezier een virtuele receptie op maat van je bedrijf.

Heb je nog vragen of wil je meer informatie? Aarzel ook dan niet om ons te contacteren.

Tot binnenkort!